En el tiempo que llevo haciendo de formador en Beroni he visitado a cientos de clientes, algunos ya tenían nuestros programas desde hace tiempo y en otros casos habían adquirido recientemente nuestro software.

En ambos casos, aunque por distintos motivos, se repite una constante, que es que la mayoría de usuarios tienen un buen dominio de las funciones básicas de los programas, pero desconocen la mayoría de funciones avanzadas que permiten agilizar los procesos y gestionar mejor el trabajo y en consecuencia ser más eficientes en nuestro día a día.

En el caso de las agencias que llevan mucho tiempo con nuestro software me encuentro que hace tanto tiempo que se implantó, que los empleados recibieron la formación de una versión mucho más antigua de la que están utilizando y que muchas de las mejoras que ha habido desde que empezaron a trabajar no las conocen o no las usan, porque el día a día no les ha permitido descubrirlas. O usuarios que aprendieron de usuarios, que aprendieron en su día de otros que estuvo en la formación de Beroni y el primero le transmitió lo que sabía al segundo, y el segundo le transmitió lo que sabía al tercero, que es el que está actualmente utilizando el programa.

Para aquellas agencias que no llevan mucho tiempo con los programas, nuestro sistema es fácil de usar pero difícil de dominar y es totalmente normal que en el proceso de implantación se centren esfuerzos tanto por parte del formador como de los usuarios en dominar los procesos básicos para sentar conocimientos y para poder sacar el trabajo diario lo antes posible, sin que se acumule, sin tener tanto en cuenta si estamos trabajando de la forma más eficiente y que las funcionalidades más avanzadas queden temporalmente en segundo plano. Si habéis estado en una formación inicial conmigo probablemente me hayáis escuchado decir la frase: “esto es como en el cole, primero os enseño a sumar y restar y después ya os enseñaré a usar la calculadora”.

Y aunque cada agencia es un mundo, me atrevo a profundizar un poco más en el tema y hacer una relación de aquellas funcionalidades o mejoras que me encuentro que muchos usuarios desconocen o no tienen la confianza para usarlas. Me centraré en los tres programas más utilizados de nuestro sistema.

Front Office

• No se capturan los datos de los servicios o no se hace para todos los proveedores que el programa permite.
• Se desconocen o no se usan herramientas para mejorar la gestión como las peticiones de prepagos, los IC’s o la gestión documental.
• La forma de buscar datos no es la más eficiente.
• Se desconocen atajos para acceder a agilizar algunos pasos.

Retailer

• No se utiliza la validación rápida ni la validación automática.
• No se utilizan las distintas conciliaciones con contabilidad.
• Se desconoce o no se usa el control de bancos.
• Poco conocimiento de los informes que incorpora el programa, en especial mención a los informes de gestión y de corporate.
• La forma de buscar datos no es la más eficiente.
• Se desconocen atajos para acceder a agilizar algunos pasos.

Beconta

• No se utilizan o se desconocen los asientos automáticos.
• La forma de buscar datos no es la más eficiente.
• Se desconocen atajos para acceder a agilizar algunos pasos.

A parte de este resumen que engloba a grandes rasgos aquellas funcionalidades que me encuentro más habitualmente que los usuarios desconocen, el programa en cada actualización incorpora mejoras concretas que para determinados casos, según la tipología de la agencia, pueden resultar tanto o más interesantes que las que he enumerado.

En conclusión tanto si sois un cliente que hace mucho tiempo que tiene nuestros programas o sois un cliente relativamente nuevo, os recomiendo encarecidamente que os animéis a hacer una formación de reciclaje/refuerzo con el objetivo de ampliar los conocimientos del programa y en consecuencia ser más eficientes en vuestro trabajo.