En el temps que fa de formador a Beroni he visitat centenars de clients, alguns ja tenien els nostres programes des de fa temps i en altres casos havien adquirit recentment el nostre programari.

En tots dos casos, encara que per diferents motius, es repeteix una constant, que és que la majoria d'usuaris tenen un bon domini de les funcions bàsiques dels programes, però desconeixen la majoria de funcions avançades que permeten agilitzar els processos i gestionar millor la feina i en conseqüència ser més eficients al nostre dia a dia.

En el cas de les agències que porten molt de temps amb el nostre programari em trobo que fa tant de temps que es va implantar, que els empleats van rebre la formació d'una versió molt més antiga de la que utilitzen i que moltes de les millores que hi ha hagut des que van començar a treballar no les coneixen o no les usen, perquè el dia a dia no els ha permès descobrir-les. O usuaris que van aprendre d'usuaris, que van aprendre al seu dia d'altres que va estar a la formació de Beroni i el primer li va transmetre el que sabia al segon, i el segon li va transmetre el que sabia al tercer, que és el que actualment està utilitzant el programa.

Per a aquelles agències que no porten molt de temps amb els programes, el nostre sistema és fàcil d'usar però difícil de dominar i és totalment normal que en el procés d'implantació se centrin esforços tant per part del formador com dels usuaris a dominar els processos bàsics per asseure coneixements i per poder treure el treball diari com més aviat millor, sense que s'acumuli, sense tenir tant en compte si estem treballant de la forma més pla. Si heu estat en una formació inicial amb mi probablement m'hagueu escoltat dir la frase: “això és com a l'escola, primer us ensenyo a sumar i restar i després ja us ensenyaré a fer servir la calculadora”.

I encara que cada agència és un món, m'atreveixo a aprofundir una mica més en el tema i fer una relació d'aquelles funcionalitats o millores que em trobo que molts usuaris desconeixen o no tenen la confiança per fer-les servir. Em centraré en els tres programes més utilitzats del nostre sistema.

Front Office

• No es capturen les dades dels serveis o no es fan per a tots els proveïdors que el programa permet.
• Es desconeixen o no es fan servir eines per millorar la gestió com les peticions de prepagaments, els IC o la gestió documental.
• La manera de cercar dades no és la més eficient.
• Es desconeixen dreceres per accedir a agilitzar alguns passos.

Retailer

• No es fa servir la validació ràpida ni la validació automàtica.
• No es fan servir les diferents conciliacions amb comptabilitat.
• Es desconeix o no es fa servir el control de bancs.
• Poc coneixement dels informes que incorpora el programa, especialment menció als informes de gestió i de corporate.
• La manera de cercar dades no és la més eficient.
• Es desconeixen dreceres per accedir a agilitzar alguns passos.

Beconta

• No s'utilitzen o desconeixen els seients automàtics.
• La manera de cercar dades no és la més eficient.
• Es desconeixen dreceres per accedir a agilitzar alguns passos.

A banda d'aquest resum que engloba a grans trets aquelles funcionalitats que em trobo més habitualment que els usuaris desconeixen, el programa a cada actualització incorpora millores concretes que per a determinats casos, segons la tipologia de l'agència, poden resultar tant o més interessants que les que he enumerat.

En conclusió tant si sou un client que fa molt de temps que té els nostres programes o sou un client relativament nou, us recomano encaridament que us animeu a fer una formació de reciclatge/reforç amb l'objectiu d'ampliar els coneixements del programa i en conseqüència ser més eficients a la vostra feina.