EVENTOS INTRODUCCIÓN / REQUISITOS

A continuación, se enumera una breve introducción al Programa Eventos y algunos de los requisitos mínimos que debe tener un buen programa para una empresa organizadora de eventos y que dicho programa tiene.

• Requisitos para un buen programa de OPCS

• Introducción al Programa Eventos

• Diagrama de Beroni-Eventos

• Módulo Básico

• Módulos Opcionales

• Utilización de Internet en Eventos

Requisitos para un buen programa de OPCS -

Requisitos generales

1. La empresa desarrolladora del software debe ser profesional y que garantice la continuidad de versiones futuras.

2. Debe permitir crear cualquier evento con toda la complejidad de precios de inscripción, cupos de hotel, cenas de gala, excursiones, etc, sea cual sea la complejidad de dicho evento.

3. Debe permitir trabajar con un número ilimitado de congresos.

4. Debe permitir trabajar con varios congresos abiertos concurrentemente desde distintas máquinas. Por supuesto, debe funcionar en un sistema en red.

5. Debe permitir trabajar con un número ilimitado de usuarios. Debe poseer un sistema de restricción de acceso a los datos en función de las responsabilidades asignadas a los diferentes usuarios. Debe existir un usuario maestro, que tenga acceso de máximo nivel.

6. Debe permitir trabajar en Euros o cualquier otra divisa.

7. El usuario debe determinar el idioma del congreso. Los diferentes listados se imprimirán en el idioma escogido. Las documentaciones para el comité, los asistentes y las comunicaciones científicas deben ser generadas en el idioma del congreso.

8. El idioma de visualización de las pantallas del programa debe ser en Español.

9. El programa debe estar preparado para trabaja en red local, o bien de forma centralizada en las oficinas centrales (online).

10. Debe permitir el trasvase de datos del ordenador central a un portátil, que permita a éste trabajar en el lugar del evento, y una vez finalizado el evento volver a traspasar al ordenador central todo lo que se haya modificado en el portátil.

11. Sistema de restauración automática de una copia de seguridad.

12. Todos los listados deben ser impresos en impresoras Láser, y deben poderse visualizar por pantalla.

13. Los congresos cerrados se guardarán y no se borrarán. Se podrá consultar los datos de cualquier congreso cerrado (que permanezca en la Base de Datos).

14. Un completo help on-line y manual de usuario que explique todo el funcionamiento del programa.

15. Poder exportar cualquier selección de datos al Office.

16. Debe permitir la recepción de inscripciones a los congresos, reservas de hotel, etc. A través de Internet, mediante la entrada de un formulario. Generando unos ficheros que deberán ser chequeados por los usuarios, para actualizar la Base de Datos.

17. Debe permitir la recepción de comunicaciones científicas (abstracts), a través de Internet, mediante la entrada de un formulario. Generando unos ficheros que deberán ser chequeados por los usuarios, para actualizar la Base de Datos.

18. Debe permitir el envío de documentaciones, acuses de recibo, confirmaciones, etc., de forma automática vía e-mail o fax.

19. Debe permitir realizar planning de la exposición comercial del congreso, controlando a los stands pendientes y vendidos.

20. Debe permitir introducir el logotipo del congreso y aparecer en los listados.

Inscripciones

1. Las inscripciones deben poderse hacer desde Internet, pasando a la Base de Datos previa aceptación por parte de la secretaría técnica.

2. Debe poseer un mantenimiento de tipos de Inscritos por congreso (inscritos, promotor, comité organizador, etc.).

3. Debe por cada congreso y tipo de inscrito indicar rangos desde/hasta para la numeración de cada tipo de inscrito.

4. La numeración de los inscritos debe ser automática a partir de los rangos creados por cada tipo de inscrito (definible por cada evento).

5. Debe tener un mantenimiento para todos los tipos de inscritos, con los datos personales, tipo de inscrito, idioma, formas de envío de documentación (Fax o e-mail), si desea figurar en los listados de asistentes, etc.

6. Debe tener un mantenimiento de acompañantes de inscritos, con los datos personales de cada uno.

7. Poder consultar en cualquier momento, cuales son los acompañantes de inscritos y a qué inscrito acompaña cualquier acompañante.

8. Opción de consulta de qué documentaciones se han emitido/enviado y en qué fechas.

9. Debe permitir el bloqueo de inscripciones.

10. Debe permitir realizar facturas proforma de todo lo que se ha reservado, subvencionado a cualquier tipo de inscrito.

11. Los sponsor pueden pagar la totalidad de la inscripción, o parte de cualquiera de los elementos que intervienen en una inscripción, como puede ser el hotel, la cena de gala, las excursiones, etc.

12. En facturas proforma deben permitir escribir texto libre para el concepto de la factura.

13. Debe controlar los cupos de habitación de los diferentes alojamientos.

14. Debe controlar los cupos de entradas de conciertos, etc., y si para el tipo de inscrito le está permitida la asistencia.

15. La inscripción deberá ser valorada automáticamente con solo entrar el tipo de inscripción, días de alojamiento y diferentes servicios adicionales.

Sistema de cobros

1. Debe contemplar un completo sistema de cobros para cualquier tipo de inscrito.

2. Debe permitir el pago de depósitos.

3. Debe contemplar la opción de que un inscrito, pueda pagar todo o parte de su deuda, y que parte sea pagada por diferentes sponsors. En definitiva debe contemplar el estado de cuentas de los inscritos (controlando si han sido o no subvencionados).

Secretaría científica (abstracts)

1. Debe poderse realizar a través de Internet, pudiendo recibir documentos en Word, o trabajos en Power Point.

2. Debe poderse introducir los datos de los trabajos (titulo, titular, participantes, información sobre el dictamen, tipo de abstract, sala, hora y lugar de exposición, etc.).

3. Debe emitir el acuse de recibo a los autores o comunicantes.

4. Debe diferenciar los tipos de trabajos (oral, póster, vídeo, etc.).

Consultas por pantalla/impresora

El programa debe contener una gran cantidad de listados, de los cuales destacamos los siguientes:

1. De habitaciones libres, ocupadas por tipo de habitación.

2. Rooming-List, entradas/salidas de hoteles.

3. Balance económico de lo que se va pagando y resta por cobrar.

4. Inscripciones del evento, acompañantes, cenas de gala, excursiones, etc.

5. Listados referentes a los abstracts recibidos.

Introducción al Programa Eventos

Beroni después de realizar un estudio de la situación actual del software especializado para el sector de OPCs en nuestro país, llegó a la conclusión de que todo el software existente pertenece a empresas extranjeras, sin sede en España (en el mejor de los casos, un representante), en donde el desarrollo del programa (muy importante) se hace fuera de España. Y esto, tarde o temprano, es motivo de conflicto entre las partes.

Por ello, y debido a la experiencia adquirida en la elaboración del software de mayoristas, receptivo y central de reserva, decidimos realizar un programa especial para las empresas que se dedican a gestionar Eventos de cualquier tipo, y además decidimos hacerlo como todo el software de Beroni, con las siguientes características:

Completo control de todos los datos: Todo queda perfectamente registrado.
Minimizar costes de estructura de personal.
Máxima utilización de Internet en la introducción de la inscripción del evento, de los abstract, y de la información que pueda necesitar el organizador del evento.

 Formulario de Pedido

      Requisitos mínimos y recomendados.

      Tarifa de Precios Beroni.

      Servicio de mantenimiento.

      Solicitud versión Demo y Folletos informativos de productos.